Инструменты руководителя проекта. Диаграмма Ганта — инструмент для тех, кто не любит срывать сроки

Так как нам нужен контроль и четкая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum.

Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмета.

В этой статье мы поделимся способом планирования благодаря сервису Trello. Но сначала расскажем о нашем пути.

Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать ситуации по срыву дедлайнов и устранить проблему со сломанным телефоном.

В начале нашего пути мы выбрали Яндекс.Трекер.

Яндекс предлагает свой мессенджер Ямб для пользователей Трекера, что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема, мессенджер не загружался и не устанавливался на некотрых компьютерах. В трекере мы не могли проследить полноценный процесс работы по проекту и этапы по нему. Через 3 месяца Яндекс запросил абонентскую плату и отключил трекер.

А работать-то надо!

Бумажный вариант.

У нас есть стена, на которой мы приклеиваем листы с нашими целями. Теперь, если мы их отклеим, то придется перекрашивать всю стену.

Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами и т.д.Тут тоже есть минусы: - На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.- У всех разный почерк, стена станет грязной.- Некоторые наши сотрудники работают на удаленке и они не имеют доступ к стене в офисе, чтобы просмотреть задачи.

Электронный вариант

Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой.

1. Basecamp. Тот же самый треккер. К сожалению, к Scrum не имеет никакого отношения.

Интерфейс Basecamp

Агентства и студии любят этот сервис, но для нашей системы он не подошел. Сервис на английском языке, это путает.

2. Asana. Хороший сервис, думали останосится именно на нем. Но за использование полезных фич потребовали плату. Нам этот вариант не подошел, мы скупердяи.

Сервис крутой, в нем есть система аналитики, подойдет для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Нам хотелось сделать доску, как у команды “Пегий Дудочник” из сериала Кремниевая долина.

Интерфейс Asana

3. Trello.

Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны, это важно, мы же скупердяи, помнишь;)Плюс мы нашли дополнительный виджет в хроме для диаграмм Ганта. Это супер крутая фича для менеджеров.

Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello и при этом мы знаем их в лицо.

Короче, это был самый подходящий для нас вариант.

Как мы настроили Scrum.

Мы определились, что будем делать доски отдельно для каждого проекта.

Внутри каждой доски-проекта, менеджер создает следующие колонки:

• Общая — в нем будут находиться все задачи по проекту.
• To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (СПРИНТ — 1 рабочий день)
• In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
• On Review — просмотр реализации проекта.
• Committed — отработка комментариев.
• Testing — задачи, которые тестируются.
• Done — выполненные задачи.

К каждой задаче ставим метки.

В процессе реализации, мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту.

Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть в процессы всех дел.

Slack следит за нашей работой.

Мы ушли от Telegram и перешли на Slack. Теперь общение по рабочим моментам идет только через него.

Благодаря нашему боту по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех наших проработанных задач.

Его задача спрашивать и собирать информацию. Он задает простые вопросы: «Чем собираешься заняться?» «Какие у тебя планы?» «Все ли тебя устраивает?»

Включили функцию учета времени. Robi задает вопрос: «Во сколько ты сегодня пришел/ушел?» и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.

Многие недооценивают Trello в эффективности построения работы. Но я расцениваю его, как самый успешный и удобный инструмент для работы Scrum.

От чего мы отказались сразу и не пожалели, чему мы научились?

• Аналоговый Scrum, со стикерами и испорченной стеной.
• Все задачи должны быть собраны в одном месте.
• Единый внутренний мессенджер в компании.
• Все должно быть наглядно.

Вот так коротко и по пунктам рассказали вам о нашей работе. Будем рады, если наш кейс помог разобраться в Scrum.

Нам не жалко, делайте как мы;)

Инструмент для управления проектами Trello пользуется большой популярности среди команд разных размеров. Его базовая функциональность бесплатна, он удобен и прост в использовании. Trello поддерживает сторонние сервисы, а значит его можно сделать еще лучше и функциональнее. Мы выбрали девять таких сервисов.

Elegantt

Расширение для Chrome Elegantt удостоилось внимания основателя Trello Майкла Приора. На первый взгляд, Elegantt делает не так много - добавляет диаграммы Ганта для слежения за прогрессом выполнения проектов. На самом деле, это очень наглядный способ, который позволяет понять, на каком этапе находится проект.

После установки расширения не нужно ничего делать - Elegantt будет автоматически встроен во все текущие и будущие проекты. Расширение не получает никакой информации - все данные остаются на серверах Trello.

Tab

Обязательное приложение для тех, кто пользуется Trello на Mac. Tab позволяет управлять досками прямо со строки меню. В открывающемся окошке поддерживаются все базовые функции: можно перемещать задачи, создавать проекты и доски, общаться с коллегами и получать уведомления. Приложение стоит $0,99 и еще $1,99 нужно заплатить в том случае, если вы пользуетесь дополнительными функциями Trello Gold.

Еще одно расширение для Chrome, которое умеет превращать письма из Gmail в карточки Trello. Расширение добавляет кнопку в интерфейс веб-версии Gmail. В Trello сохраняются текст письма, тема и время. Расширение давно не обновлялось, но все существующие функции работают отлично.

Clusto [закрыт в 2016 году]

Завершая тему синхронизации Gmail и Trello, стоит рассказать о Clusto. Это iOS-приложение объединяет данные с Gmail, Google Calendar, Trello, Evernote, Dropbox и Asana. По словам разработчиков, возможность получить информацию с любого из этих приложений в одном месте, ускоряет работу.

Предыдущий их проект Augment выполнял практически такую же задачу. Закрыв Augment, они решили сосредоточиться на более усовершенствованном Clusto. Приложение пока недоступно для скачивания. Однако если оставить свой электронный адрес на сайте, можно получить три месяца пользования бесплатно и ранний доступ к тестированию этой странной, но, в теории, эффективной концепции управления несколькими сервисами из одного места.

PunchTime

Trello хорош для управления проектами, но не для управления временем сотрудников. Поэтому разработчики PunchTime создали приложение, которое работает вместо с Trello и нивелирует этот недостаток.

PunchTime можно использовать в веб-версии, в виде приложений для iOS и Android или прямо в Trello, установив расширение для Chrome. Сервис показывает статистику того, на что тратили время сотрудники, и позволяет ставить следить за количеством потраченного времени на задачи с помощью таймера. Вся функциональность PunchTime бесплатна.

Любителям Scrum

Простое расширение Scrum for Trello для Chrome, Firefox и Safari дает возможность добавлять к названию задачи количество времени для ее выполнения. Еще один сервис для любителей Scrum - Burndown . Он добавляет в интерфейс Trello диаграммы сгорания задач, которые показывают количество сделанной и оставшейся работы.

Corello

Великолепный инструмент для тех, кто использует Trello по полной. Corello выводит всю важную статистику на отдельный экран. Сколько задач находится в работе, сколько багов, досок, какова производительность каждого сотрудника - Corello показывает все это в виде диаграмм и лаконичных карточек. В течение 21 дня сервисом можно пользоваться бесплатно, затем нужно купить подписку, цена на которую начинается с $39 в месяц.

Ollert

Несмотря на полезные функции, цена Corello все-равно может отпугнуть. Его бесплатный и упрощенный аналог - Ollert. Этот сервис таким же образом собирает важную информацию, которую не показывает Trello, и дополняет ее графиками и диаграммами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.

Диаграмма Ганта - это инструмент планирования, управления задачами, который придумал американский инженер Генри Гант (Henry Gantt). Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.

На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.

Кому пригодится диаграмма

Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.

2. LibreOffice Calc

• Цена: бесплатно.

3. Microsoft Project

• Цена: от 1 875 рублей в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Специализированный продукт компании Microsoft для управления проектами. Сюда встроены привычные инструменты Microsoft, такие как Excel, PowerPoint и даже Skype для бизнеса. Есть дополнительные надстройки.

Подходит для средних и крупных компаний, которые хотят не только визуализировать данные, но и полноценно управлять проектами, портфелями проектов и ресурсами.

Шаблон диаграммы встроен в программу, так что от вас потребуется минимум усилий.

4. OnlyOffice

• Цена: от 60 рублей в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Программа для управления проектами. При регистрации доступны функции CRM, почтового сервера, работы с документами, корпоративного чата и блога.

Диаграмма строится автоматически после внесения всех задач в структуру проекта. Зависимости и сроки можно устанавливать прямо на графике, перетаскивая задачи мышью. Интерфейс интуитивно понятный, есть подсказки.

5. Smartsheet

• Цена: от 14 долларов в месяц.
• Бесплатный период: 1 месяц.

Инструмент заточен под управление совместной работой. Можно использовать шаблоны проектов и повторяющихся задач. Есть интеграция с офисными приложениями Microsoft, и других.

Подойдёт для крупных компаний с масштабными проектами и фрилансеров, готовых присоединиться к чужим проектам.

Создание проекта похоже на создание перечня задач в таблицах. Можно импортировать таблицы из своих документов. Диаграмма Ганта строится при нажатии на соответствующую иконку в разделе «Представления».

Интерфейс русифицирован, но видеоинструкции на английском.

6. GanttPRO

• Цена: бесплатно или от 15 долларов в месяц.
• Бесплатный период: бессрочный для одного проекта.

Можно создавать несколько рабочих пространств и управлять разными проектными командами. Править задачи, их сроки и зависимости можно прямо на диаграмме, перетаскивая элементы мышью.

Есть управление ресурсами, графиком работы исполнителей, часовой ставкой и стоимостью проектов. Можно предоставлять доступ по ссылке или экспортировать диаграмму для заказчику.

При создании проекта программа предложит заполнить небольшую анкету о вашей компании, чтобы подобрать подходящий шаблон. Потом вы сможете отредактировать шаблон или создать собственный.

7. Comindware

• Цена: от 300 рублей в месяц.
• Бесплатный период: по запросу у менеджера.

Comindware подойдёт для средних и крупных компаний. Программа позволяет управлять проектами, ресурсами, бизнес-процессами. Бизнес-процессы можно интегрировать прямо в проекты. Есть собственная корпоративная социальная сеть. Можно импортировать файлы из таблиц, переносить проекты и задачи из MS Project.

8. «Google Таблицы»

• Цена: бесплатно.

Мастер диаграмм «Google Таблиц» тут не поможет. Но есть обходной путь - условное форматирование.

После внесения исходных данных в таблицу справа от неё расположите даты проекта.

Выделите область ячеек между исходными данными и датами. Там будет построена диаграмма. Кликните правой кнопкой мыши и выберите «Условное форматирование».

В меню «Форматирование ячеек» выберите «Ваша формула» и введите =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2). E1 - это первая ячейка дат проекта. C2 - ячейка с окончанием первой задачи. B2 - ячейка с началом первой задачи.

Диаграмма Ганта готова. Можете изменять сроки и добавлять новые задачи. Не забывайте только корректировать при необходимости область условного форматирования.

Hardly anyone who deals with project management hasn’t heard about Trello tool. The application, released in September 2011, immediately attracted the attention of IT-world. It required less than a year to surpass 500K users. In 2017, the number of everyday users is counted in more than a million.

What is Trello?

Trello is a project management tool based on Kanban method to visualize workflow. It consists of boards that are actual projects and lists which in their turn consist of tasks. Indisputably, this paradigm proved to be effective and easy to work with.

One of the main advantages of Kanban cards is a good visualization of tasks, easy access to them and the whole workflow, stimulation of collaboration and some others. But what Kanban paradigm lacks is that it doesn’t offer another widespread and commonly accepted technique in project management – Gantt charts. To put it shortly, there is no Gantt chart in Trello.

What is so special about Gantt charts?

As I’ve stated, a Gantt chart is considered to be a typical technique in project management. Why is it so?

All tasks in a Gantt chart project are presented as bars that are located along a timeline. Each task has its start and end dates. Then those tasks are assigned to people; they can create dependencies, and all those actions are clearly visualized. A manager will never miss a detail from a plan that is presented as a Gantt chart.

Gantt charts for Trello as best Trello plugins

To get all your work organized in a greater manner in Trello, developers set their minds on combining two effective approaches which are Kanban paradigm and Gantt charts. The results of their work are external Gantt chart plugins, apps, extensions, etc. that can be easily integrated into Trello. It’s like the situation with popular JIRA project management tool that doesn’t offer native Gantt charts, but external solutions and plugins based on them are widespread.

Your search can open up a number of services. But a few of them are the top choice. I’ll go into details with 4 solid tools or best Trello plugins if you wish.

1. Elegantt

Elegantt advantages

If the words of co-founder and CEO at Trello mean something to you, you will believe in the effectiveness of this Trello Gantt chart. Michael Pryor stated that if he and his designers’ team were engaged in developing Gantt chart feature for Trello, it would look like Elegantt.

This Trello Gantt chart automatically converts everything from your board into bars. All data are synchronized and immediately reflected in Elegantt and Trello. Thanks to a classic Gantt chart view, users are able to track tasks’ progress, create dependencies, and project milestones . In Elegantt, there are some extra features like export in PNG, zoom and filter options, click-and-drag, and selective visibility.

Moreover, this Gantt for Trello feels and looks like Trello so it won’t bring any inconveniences for those who are used to working in it.

Elegantt disadvantages

It looks like this Gantt Trello application is a really working and effective solution with no significant drawbacks.

Pricing

There is a free full-featured trial for a 14-day period. There are free as well as paid versions of Elegantt. The second one cost $5 per slot billed annually or $7 – per month.

2. Trellogantt

Trellogantt advantages

This Trello Gantt chart offers must-have features such as tasks creation, a timeline with drag-and-drop simplicity and milestones. All the inputs and changes are automatically synchronized in both tools.

Moreover, users may also work in this Trello Gantt chart with team members. All the changes will be immediately seen by everyone.

Trellogantt disadvantages

It is difficult to name some because the application is still being developed and improved.

Pricing

Since it is not yet finished, Trellogantt is free as of August 2017.

3. Ganttify

Ganttify advantages

Placker advantages

As in described above cases, the tool is also easily synchronized and set up with Trello. Basic Gantt chart functions are presented here: start and end dates for tasks, their progress, dependencies, and milestones. Advanced features include baselines, zoom, members’ workload, filters, export to PDF, PNG, iCal, and MS Project, and import from Excel.

All the changes made in one tool will be immediately seen in the other.

The support is responsive and quick.

Placker disadvantages

This Trello Gantt chart offers good functionality. Probably, one needs more time to find something serious about drawbacks.

Pricing

Placker starts with a 15-day free trial. Paid plans start from $7.49 per active user per month.

Gantt chart software

If you are not a Trello fan, you can give a try to GanttPRO as your project management tool. It is based on a Gantt chart approach, so you don’t need to search for external applications. With this online project management tool you can:

• Create and assign tasks;
• Track tasks’ and project’s progress;
• Collaborate with team members;
• Manage resources;
• Get real-time notifications about any changes;
• Export your chart to PDF, PNG, and XLSX;
• Import from MS Project and Excel;
• Use ready templates and even save yours.

What is your favorite Gantt chart software? Do you manage your plans in Trello? Share with us your ideas and experience in comments!

Об идее и функциональности расширения.

В закладки

Проблематика

В мире таск-трекеров большое количество продуктов. Какие-то вполне хороши, другие оставляют желать лучшего. Каждая команда, создавая продукт, как правило, делает его «под себя».

В конечном итоге тот функционал, который был им необходим, работает хорошо, чего, к сожалению, не скажешь об остальном... Его либо нет, либо он работает плохо, другим командам, которые приобретают такой продукт, приходится с этим мириться.

В этой ситуации сложно удовлетворить потребности большинства и соблюсти баланс между функциональностью и простотой использования. На наш взгляд, лучше всех это получается у Trello, но даже при работе с ним мы регулярно сталкивались с рядом проблем.

Нам, как и многим другим командам, не хватало простой и удобной в использовании диаграммы Гантта, а переходить на другие таск-трекеры не хотелось, так как они имеют еще больше слабых сторон. Поиски расширений для Trello не увенчались успехом.

Это были либо надстройки от сторонних таск трекеров с примитивным уровнем синхронизации, либо ни на что не годные интегрированные расширения. Так возникла идея создать расширение, которое решит проблему удобного и быстрого визуального планирования c помощью диаграммы Гантта - GoodGantt

Демонстрация сервиса

GoodGantt интегрируется в ваш Trello настолько глубоко, насколько это возможно, создавая впечатление, что никакой надстройки нет и диаграмма Гантта - это часть сервиса.

Все проекты в одной области

Особенностью Trello является то, что мы имеем отдельную доску с задачами для каждого проекта, но при планировании сроков и нагрузки на членов команды нужно видеть ситуацию по каждой из досок в одном месте.

Вы можете выбирать какие доски и в какой последовательности будут отображаться на диаграмме Гантта и этот вид будет сохраняться на всех ваших досках.

Интеграция с тайм-трекерами

Одним из преимуществ GoodGantt является учет времени по задачам с помощью тайм-трекера. Этот подход имеет ряд важных преимуществ как для менеджмента, так и для самого сотрудника. Менеджер понимает текущую ситуацию по загруженности членов команды и имеет «железную» отчетность перед клиентом в случае разногласий, а сотрудник имеет возможность возможность себя дисциплинировать и точнее планировать сроки будущих задач на основе уже имеющейся статистики.

• Иметь полный контроль над текущей ситуацией по проекту;
• Точнее планировать сроки завершения этапов;
• Равномрно распределять нагрузку между членами команды.

Синим - изначальные планы. Зеленым - фактическое время по трекеру.

Но зачем создавать еще один тайм-трекер, которых и так на рынке много?! Мы просто можем использовать уже существующие решения и настроить интеграции между ними и нашим продуктом, а пользователь уже сам решит, какой из трекеров наиболее удобен для его задач.

Приятным дополнением будет возможность посмотреть краткую статистику по затраченному на задачу времени. Если это один пользователь - отображается только затраченное время, а если несколько - появляется возможность посмотреть их относительный вклад по времени в процентах.

Автоматическое перемещение карточек

Имея интеграцию с тайм-трекером, мы также можем отслеживать факт начала выполнения работы. Следовательно можно автоматизировать процесс перемещения карточки с задачей из столбца «Все задачи» в столбец «Выполняется», предварительно произведя простые настройки. Это довольно удобно, так как члены команды как правило забывают перемещать задачи по нужным столбцам, а менеджеры не всегда за этим могут уследить.

Добавим к этому возможность создавать карточки задач прямо из диаграммы Гантта, что позволит нам автоматически перемещать эту карточку в нужную нам колонку, в данном случае «Все задачи».

Последний тип перемещения, который можно добавить в наш список, - это возможность преносить задачи в столбец «Завершенные», если их прогресс выполнения (выставляется вручную исполнителем) равен 100%.

У каждого проекта/доски в диаграмме Гантта есть меню с настройками, которое позволяет определить, в какие из столбцов будут переноситься карточки с задачами.

Панель доступности членов команды

На мой взгляд, одна из самых полезных вещей для менеджера проектов. Панель показывает, сколько задач в день приходится на отдельного члена команды. При клике на «день» с количеством задач покажет вам какие задачи из каких проектов назначены на члена команды в этот день.

Теперь без труда можно определять, на кого из вашей команды приходится больше задач, чем нужно, и равномерно распределять нагрузку между ними.

Майлстоуны

Как часто Вы пытаетесь найти майлстоуны в своей диаграмме Гантта? Если у Вас большое количество задач по разным проектам, то сделать это довольно струдно.

Никогда не понимал, зачем такую важную информацию как «Этап проекта» делать одним из самых незаметных элементов?! решает эту проблему. Майлстоуны всегда отображаются на всю высоту области просмотра, и информация об этапе доступна даже если Вы прокрутили Ваш список задач далеко вниз.

Прочий функционал

Помимо всего прочего, Вы можете удобно следить за любыми изменениями в карточках, не переключаясь между видами. Об этом будет свидетельствовать красный индикатор напротив каждой задачи.